Archiwum dokumentów pracowniczych – przepisy prawa
Przepisy prawne nakładają na pracodawców określone obowiązki dotyczące archiwizacji dokumentów pracowniczych. Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, która musi być dostępna w razie potrzeby. Dodatkowo art. 94 pkt 9b Kodeksu wymaga, aby dokumentacja była przechowywana w sposób zapewniający jej poufność, integralność oraz dostępność. Archiwum dokumentów pracowniczych możesz tworzyć w dowolny sposób, ale nie odbiegający od litery prawa powyższych ustaw.
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku precyzuje szczegółowe zasady prowadzenia tej dokumentacji, w tym określa minimalne okresy jej przechowywania oraz techniczne wymogi dotyczące ochrony danych.
Archiwum dokumentów pracowniczych – jak długo przetrzymywać dane?
Okres, w którym przechowywanie dokumentów pracowniczych jest konieczne, jest określone przepisami prawa. Akta osobowe muszą być przechowywane przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat po zakończeniu stosunku pracy. Natomiast dokumentacja płacowa powinna być archiwizowana przez 50 lat od daty ustania stosunku pracy, choć w niektórych przypadkach możliwe jest skrócenie tego okresu do 10 lat. Przestrzeganie tych terminów jest kluczowe, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi regulacjami i uniknąć potencjalnych sankcji prawnych. Więcej o tym znajdziesz na https://hsm-recycling.pl/pl/przechowywanie-dokumentow/.
Jakie dokumenty pracownicze trzeba archiwizować?
W procesie archiwizacji dokumentów pracowniczych istotne jest zachowanie różnych rodzajów dokumentów. Do akt osobowych zaliczają się oświadczenia dotyczące danych osobowych pracownika, umowy o pracę oraz wszelkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, takie jak zakres obowiązków czy orzeczenia lekarskie. Gdy wykonywana jest utylizacja dysków twardych, zawsze trzeba sprawdzić, czy zachowane zostaną odpowiednie dokumenty. Więcej na ten temat znajdziesz na https://hsm-recycling.pl/pl/.
Równie ważna jest dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, która obejmuje ewidencję czasu pracy, karty wynagrodzeń oraz wnioski o urlopy i inne dokumenty dotyczące zatrudnienia. Dodatkowo należy przechowywać dokumenty księgowe, takie jak faktury i rozliczenia finansowe, które również muszą być archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Utylizacja dysków twardych w Warszawie może być zlecenia firmie zewnętrznej, gdy odpowiedni termin już nadejdzie.