Halo, mam sprawę? Urzędy nielegalnie nagrywają rozmowy z petentami

Na straży danych osobowych

Wnioski, do których doszło UODO, są zaskakujące. Instytucja stojąca na straży naszych danych osobowych twierdzi, że administracja samorządowa, która rejestruje wszystkie rozmowy z petentami, robi to bez podstawy prawnej.

A przecież za każdym razem (lub niemal każdym), kiedy dzwoni się w jakiejś sprawie do urzędu gminy czy miasta, w słuchawce rozlega się najpierw informacja, że rozmowa może być nagrywana.

„W najnowszym stanowisku opublikowanym dla inspektorów ochrony danych osobowych regulator pogroził palcem i zaleca weryfikację tego typu praktyk – donosi „Dziennik Gazeta Prawna”.

Samorządy się bronią

Sprawa jest dosyć skomplikowana, ale sprowadza się do tego, że nagranie rozmowy urzędnika z petentem jest jednocześnie monitoringiem pracownika. A to już bardziej skomplikowana sprawa, która wymaga wdrożenia zapisów innych paragrafów niż wygłoszenie przez automat w słuchawce „formułki RODO”.

Samorządy bronią się, tłumacząc, że nagrywanie rozmów ma chronić pracownika. Np. przed agresją słowną. Zapis rozmowy może mieć także znaczenie przy rozstrzyganiu kwestii spornych na linii urzędnik – petent.

Prawnicy powołują się na te zapisy

Prawnicy zajmujący się ochroną danych osobowych przytaczają jeden z przepisów RODO, wskazujący, że rozmowy można nagrywać np. w tych oto przypadkach:

• osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych,
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

I zawsze podkreślają, że kluczowe jest tu wyrażenie zgody.